企业将员工档案托管给人力资源部需要办什么手续

企业将员工档案托管给人力资源部需要办什么手续

企业在招聘员工时，不仅要考虑人才的素质和能力，还需要规范化管理员工档案，这对于企业的人力资源部门是非常重要的。然而，维护员工档案是一项非常费神的任务，所以，许多企业将员工档案托管给人力资源部进行管理。在这篇文章中，我们将会介绍企业将员工档案托管给人力资源部需要办什么手续。

手续一：建档

当来自于招聘渠道的员工加入到企业之后，人力资源部需要立即对其进行档案建立。对于建档必备的资料，前台工作人员需要让员工提供个人身份证件、工作经历、学历等证明文件。然后，人力资源部会根据整个过程的实际情况对员工的档案进行建立。

手续二：进行存档

建立档案之后，人力资源部需要对员工档案进行存档。企业可以通过电子记录将档案进行在线存储，也可以选择将档案储存在纸质档案室内。对于纸质档案，人力资源部需要分类储存，防止档案文件丢失或被人为破坏。

手续三：进行审核

在建档和存档之后，人力资源部需要对员工档案进行审核。审核的目的是为了避免员工档案中的错误信息或者冗余信息污染整个系统。例如，审核或控制个人信息或参保情况有利于签订合同和相关的设备使用的掌控。

手续四：授权操作

在审核完成后，人力资源部需要对员工档案进行授权操作。授权操作的目的是为了保证在进行查询、编辑或删除操作时，保证操作的真实性和有效性。在授权过程中，人力资源部负责授权具有权限的人员，保证员工档案的安全性。

手续五：保密

员工档案是企业内部机密的一部分，人力资源部需要对员工档案进行保密。与外部人员进行通讯时，需要注意秘密性的保护需要。只有通过授权才能查看员工档案，防止非关键人员对其进行查看或篡改。

结论：

总之，将员工档案托管给企业的人力资源部进行管理，可以为企业带来很多好处。这就需要企业在进行管理时，严格按照相关的规定和程序进行操作，并制定相应的制度和工作流程。通过这些手续的规范化操作，人力资源部可以确保员工档案的安全性、完整性和准确性，为企业发展提供有力的保障。